Purchase Order (PO) atau pesanan pembelian adalah dokumen resmi yang Anda kirim ke pemasok untuk memesan barang/jasa dengan harga dan syarat yang sudah disepakati. PO mengubah kesepakatan lisan menjadi komitmen tertulis.
Mengapa UMKM perlu PO
Tanpa PO, mudah terjadi selisih: harga berubah saat barang datang, kuantitas tidak sesuai, atau pemasok mengirim barang yang salah. PO menjadi acuan saat barang diterima dan saat tagihan pemasok diverifikasi.
Komponen Purchase Order
- Nomor PO & tanggal.
- Data pemasok dan alamat pengiriman.
- Rincian item — deskripsi, kuantitas, harga satuan.
- Total nilai, pajak, dan termin pembayaran.
- Tanggal pengiriman yang diharapkan.
Alur tiga dokumen (three-way match)
Praktik terbaik dalam pembelian adalah mencocokkan tiga dokumen sebelum membayar:
- PO — apa yang Anda pesan.
- Bukti penerimaan barang — apa yang benar-benar datang.
- Faktur pemasok — apa yang ditagih.
Jika ketiganya cocok, pembayaran aman. Jika tidak, ada yang harus diklarifikasi sebelum uang keluar.
Mikroapps menautkan PO, penerimaan barang, dan tagihan pembelian dalam satu alur, sehingga selisih langsung terlihat dan utang pemasok tercatat otomatis.